Warum Ihr Vertriebsteam Ausschreibungen verliert – und wie wir es behoben haben

Das Vertriebsteam war talentiert, die Produkte waren hochwertig, und die Preise waren wettbewerbsfähig. Trotzdem verlor das Unternehmen über 60 % seiner Ausschreibungen. Die Ursachenanalyse offenbarte ein überraschendes Ergebnis: Das Problem lag nicht im Produkt oder im Preis, sondern in der Qualität und Vollständigkeit der Ausschreibungseinreichungen.

Die Diagnose: Systemische Schwächen im Einreichungsprozess

Eine detaillierte Analyse der verlorenen Ausschreibungen der vergangenen 18 Monate zeigte vier wiederkehrende Muster:

• Unvollständige Konformitätsnachweise: In 34 % der verlorenen Ausschreibungen fehlten geforderte Zertifikate oder Nachweise, weil das Team nicht wusste, dass sie angefordert worden waren.
• Veraltete Dokumentation: In 28 % der Fälle wurden abgelaufene oder supersedierte Datenblätter eingereicht, die nicht mehr den aktuellen Produktspezifikationen entsprachen.
• Inkonsistente Qualität: Die Einreichungsqualität variierte stark je nach Teammitglied und verfügbarer Zeit – ein strukturelles Problem, kein individuelles.
• Zu späte Erkennung von Anforderungen: Kritische technische Anforderungen wurden erst kurz vor Fristablauf entdeckt, was keine Zeit für adäquate Antworten ließ.

Die Lösung: Strukturierung und Automatisierung des Einreichungsprozesses

Das Unternehmen führte in drei Schritten eine systematische Verbesserung ein: Erstens wurde ein zentrales, versionskontrolliertes Dokumentenrepository aufgebaut. Zweitens wurde MedStrato für das automatisierte Anforderungsmatching eingeführt, das Lücken sofort sichtbar macht. Drittens wurde ein standardisierter Qualitätssicherungsprozess mit klaren Verantwortlichkeiten etabliert.

Die Ergebnisse nach sechs Monaten

Nach sechs Monaten hatte sich die Erfolgsquote bei Ausschreibungen von 38 % auf 61 % verbessert. Die Bearbeitungszeit pro Ausschreibung sank um 68 %. Besonders bedeutsam: Das Team konnte nun 40 % mehr Ausschreibungen bearbeiten als zuvor, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Der Jahresumsatz aus Ausschreibungen stieg um 2,3 Millionen Euro.